シリーズ第三回目、最終章の今回は、結果に繋がるＤＸ(デジタルトランスフォーメーション)がテーマです。
非生産業務の切り離しによる効率アップや、クラウドツールを使った業務整理&時短術などコツ満載の今回。
具体的にどんな改善策があるのか、例を挙げながらみていきましょう。
⇩その１、その２を見逃した方、おさらいしたい方はこちらからどうぞ⇩
【改革の時代、業績アップの鍵はこれだ！】
●シリーズその１→kintoneで脱アナログ、脱非効率！
●シリーズその２→まずは業務の棚卸
ＤＸへの前向きな対策や、テレワークや非接触型の売買の推進は、特に今年に入ってから、いっきに動きが加速し、認知が広まったのではないでしょうか。
推進の動きはあるものの、
『必要に迫られている感はあれど、何をしていいものやら…』
そんなお声が多いのも事実です。
そこでまず踏まえておく必要があることは、あらゆることをデジタル化すればうまくいくわけではないということ。
職場ごとに適切な手立ては違って当然であり、IT技術を駆使するのか、業務を切り離し外部委託するのか、はたまた両方か等、職場が抱える現状と展望で違ってくるのが当たり前です。
今回の記事を参考に、オフィスを生まれ変わらせて、業績アップにつなげていきましょう！
生産業務と非生産業務の状態を見える化
前回、業務の棚卸として、行っていることを全てリストアップし、見直しをしていきました。
その中から、
生産業務以外を全て抜き出してみてください。
案件ごとの資料探しだって、そのひとつ。
欲しい資料が欲しいタイミングでサクッと出てきたらそれに越したことはありません。
必要なのは資料そのもの、その情報であり、探す手間は重要ではありません。
電話の応対も然り。
『大切なお客様との窓口だから自分が』とお考えでしょうか？
確かにそれは間違いではありません。
ですが、お客様の目的は何でしょうか。
あなたとお喋りすることではなく、
あなたが作り出す、素晴らしいサービスを受取ることがお客様の望みです。
それならば、感じが良く、聞き取りが上手く、営業時間いつでもニュートラルな状態でスタンバイしてくれる電話担当にお任せするほうがより良いサービスとなるかもしれません。
『そりゃそうだけど、専門スタッフ雇えないし…』
『こんな時代に新規スタッフなんて…』
『新しく雇って教育する暇、それこそ無いよ』
はい、その心配も、ご最も。
ではどうやって非生産業務を切り離すのか？
次の項目でみていきましょう。
ＤＸ時代の業務改善
さて、
段々改善ポイントが見えてきました。
あとは適切な手を打っていくだけ。
実はやり方はひとつではありません。
Ａ社で大成功したものがＢ社にそのまま使えるかと言えば、一概にはいえません。
それぞれの経営資源に合ったプランを考えていくのが成功の秘訣です。
また、DX(デジタル・トランスフォーメーション)と言っても、全てをIT化すれば成功するというわけではありません。
最善のポイントをより最適な仕組みに変えていくことが大切です。
★ササエルではどんな改善法が適切か、ご一緒に考え、ご提案することも可能です。気になる方は、文末のお問合せフォームよりどうぞ。
資料のスマート化
納品した案件の企画書や控え、データ解析等の参考資料、取材を受けた掲載誌…、これらは基本紙資料、かさばるけれど全部を捨てるわけにもいかないし、とはいえ毎日見るわけでもない。
こういったものは、場所や、その量によっては、探すための時間を奪ってしまうものです。
これを思い切ってデジタル化してしまうという手もあります。
掲載物も場合によってはスキャニングしてデータ化。
それほど頻繁に現物を手に取る必要がないのなら、データ化したあとは、倉庫に預けても良いわけです。一定の温度、湿度で管理される倉庫なら、資料の傷みも防ぐことができます。
そしてデータ化した資料のほうは、クラウドサービスを利用して仕分け。
★クラウドサービスについては【その１】で取り上げました。
【改革の時代！業績UPの鍵はこれだ！その１．kintoneで脱アナログ、脱非効率】
こうしておけば、オフィスに並べておかなくても良くなります。
オフィスの面積を節約し、家賃経費を下げることもできるかもしれませんし、商談スペースを広くして、居心地良くし、商談時間もセンスや仕組み作りのPRタイムにても良いかもしれません。
クラウドシステムを利用して仕分けをしておけば、資料を見たいと思った時、
『あれ、どうだっけ』
と検索をかけた瞬間に手元端末で確認できます。
出張中に確認できなくて困ることもありません。
出張や外出時に重要書類を持ち歩くのが、重量や安全性の面からも避けたい場合も、データ化して端末にセキュリティをかけるほうが、万一に備えられるという考え方もありますね。
また、出先で急遽商談となったときも、すぐに資料を提示できるので、契約獲得のチャンスも作ることができるかも知れません。
日々の電話応対
電話応対に関しては、遠隔秘書サービスを使うのもひとつの手。
携帯を持っていても、一日のうちで空いている時間てなかなかないものです。
打ち合わせ、商談、書類作成…、以前はこれに移動時間も加わって、急な電話にはなかなか落ち着いて対応しにくいのが現実ではないでしょうか。
慌てて対応してしまうと、逆に悪印象になりかねません。
そんなとき、気持ちよく電話を受け、用件を伺って、あとでまとめて伝えてもらえたなら？
より上質なビジネスチャンスにつながるかもしれません。
人間は最初の出来事や雰囲気で七割の印象が決まってしまうと言われています。
時間の節約だけでなく、こうした応対の安心感に気遣うことも、結果に繋げる大切な要素とすることができます。
ルーティーンワークは外注で効率化
業務にルーティーンワークはつきもの。
これ自体は全く悪いことではありません。
むしろしっかりルーティーン化された業務で売り上げが支えられているのは健全とも言えます。
ですが、更なる業績アップを考えるのであればどうでしょうか。
いくら生産業務だったとしても、経営者やコアスタッフがずっとルーティーンワークに携わってしまうと、新たなサービスを創出できる余裕が無くなってしまいます。
もし、ルールがしっかりとできており、誰が行っても『作業』としてできるところまで整理され、マニュアル化されている業務であれば、信頼できる外部業者に委託という手もあります。
クラウド業務管理システムやストレージ、チャットサービス等を使えば、かなりのことをリモートで進めることができます。
作業系の業務は、委託しやすいとも言えますから、いっきに『時間がない！』という問題が解決してしまうかもしれませんね。
三回に渡って特集してまいりました【改革の時代、業績アップの鍵はこれだ！】シリーズ、いかがでしたでしょうか。
実際はもっともっとご提案できることがあるのですが、文中にも書きましたようにケースバイケースのため、まずはこのあたりで筆を置いてみることにします。
『もっと知りたい！』、『自社はどんな変革が可能だろうか？』等、前向きにご興味持たれた方は、是非お問合せフォームからご質問をお送りくださいね。
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