まずは業務の棚卸！
思い込みを外して効率化！
前回、その１ではＤＸや結果に繋がる業務改善の強い味方！クラウドシステムkintoneについて解説致しました。
【改革の時代！業績UPの鍵はこれだ！その１．kintoneで脱アナログ、脱非効率】
『便利なのはわかったけど、どう取り入れたら良いのやら…』
そんなお声に応えるべく、本日は、最初の一歩に何をするのか⁉
を解説していきます。
全ての業務を棚卸
振り返ってみて下さい。
業務の棚卸を最後にしたのはいつでしょう？
一か月前？
年度始め？
事務所開設時？
それとも未着手でしょうか。
もし、まだ手をつけていなければ、
すぐにでも取り掛かって頂きたいのがこの“業務の棚卸”です。
そしてこれが肝心。
手書きでもエクセルでも構いません。
業務リストを作成してみて下さい(在庫の棚卸と同じ要領です)。
こうして業務を“見える化”し、盲点や思い込みを外していきます。
『なんだか忙しい』
『一日がなぜかあっという間』
『予定は詰まっていないはずなのに時間がない』
『もっと業績を伸ばしたいのにスケジュールの上限が』
『なぜかいつも残業』
もし、ひとつでもあてはまるなら、業務改善のチャンスです。
業務“見える化”で改善の策を
『忙しいときに、煩雑な業務のリストアップなんて面倒でやってられないよ』
そんなふうに感じる方もおられるかもしれません。
ですが、その忙しさ、整理されていない業務システムから発生しているとしたら？
例えば、ごみをお部屋に放置すればどうなるでしょうか？
臭いますよね。
生ものなら腐るかもしれません。
ごみを片付けず、いくら消臭スプレーをしても、スプレーを蒔く量と時間だけが浪費され、きりがありません。
健康も蝕まれていきますね。
でも、臭いの元を捨てれば？
一瞬で解決・改善です。
もう消臭スプレーだっていりません。
スプレーのコスト、スプレーを蒔いていた時間と労力もカット、ついでにスプレーのストックを置いていた場所も空けられます。
つまり、
問題の元を特定し、排除・改善する
ことで、
●時間
●資金
●空間
が
大幅節約されます。
このことにより、整頓され、効率化された新しいワークバランスが手に入り、業績ＵＰを実現していくことが出来るのです。
二つの罠に注意！
『自分がやらなきゃ！』、『普通こうだから』を疑え
リストアップが出来たら、一項目づつチェックしてみましょう。
この時、二つの罠に注意してください。
ひとつは
『自分がやらなきゃ！』の罠
ふたつめは
『普通、こうだから』の罠
ちなみにこの二つが絶対だめだというわけではありません。
ですが、業務を改善する場合、この二つを外してみると、
素晴らしい改革が実現できるのもまた事実です。
この見極め、大切なポイントです。
業務は大きく分けて二種類
●生産業務
サービスのメインとなるもの。商品を売る、作り出す業務
●非生産業務
メインサービスのための下支え。在庫管理、電話応対、スケジュール管理、資料作成や整理、経理作業や事務作業
もちろん、どちらかだけが大切なわけではありません。
これらはビジネスの両輪です。
とはいえ、会社の業績を作るのは生産業務。
大切だからといって、非生産業務に手間暇かけすぎるわけにはいきません。
ですが、より煩雑なのは非生産業務ということはよくあります。
生産業務に携わるスタッフ(自分含む)が、非生産業務に多く時間を使っていたらどうでしょう。
生産業務に使う時間と労力は削られていってしまいます。
できる限り非生産業務に携わる時間をカットして、生産業務への注力を増やすことで、業務効率を格段に上げやすくなります。
残業が長くなるのも、案外このあたりのことが原因ということも。
業務の棚卸で、『いつものこと』『仕方ない』と思っていた残業の原因と改善策も割り出してみましょう。
ルーティーンワークは外注で効率化
業務にルーティーンワークはつきもの、これ自体は悪いことではありません。
むしろしっかりルーティーン化された業務で売り上げが支えられているのは健全とも言えます。
ですが、業績アップを考えるのであればどうでしょうか。
いくら生産業務だったとしても、経営者やコアスタッフがずっとルーティーンワークに携わってしまうと、新たなサービスを創出できる余裕が無くなってしまいます。
もし、ルールがしっかりとできており、誰が行っても『作業』としてできるところまで整理され、マニュアル化されている業務であれば、信頼できる外部業者に委託という手もあります。
クラウド業務管理システムやストレージ、チャットサービス等を使えば、かなりのことをリモートで進めることができます。
作業系の業務は、委託しやすいとも言えますから、いっきに解決してしまうかもしれませんね。
『すっごく興味出た！でも急にはイメージが掴みにくいなあ…』
それも当たり前、これまでのオフィスの常識とは１８０度違う…というより、違う次元に移行することになるのですから。
ご自分のオフィスにどんなチャンスが潜んでいるか、
この棚卸大作戦は宝探し以上、宝創りともいえるものです。
もっと知りたい！という方は、お問合せフォームからどうぞ！
●本日もご覧頂きありがとうございました！
次回はいよいよその３『クラウドツールと業務外注で結果に繋がるＤＸ！』を配信致します。８月２６日㈬に配信予定です。
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